従業員が就業規則に違反した場合、企業としては再発を防ぐために何かしらの処罰が必要になります。しかし、処罰を行うには、その従業員が本当に規則違反に該当することを行っていたのか確かめなければいけません。
規則違反の証拠を得るために活用できるのが、デジタルフォレンジックです。
ここでは、従業員による就業規則違反があった場合の罰則や、具体的にデジタルフォレンジックで行える調査の例をご紹介します。
1 就業規則の違反に該当する行為
まずは、どのような行為が「就業規則違反」に該当するのかを確認しておきましょう。
詳細は企業によって異なりますが、主な就業規則違反としては、次のような行為が挙げられます。
・無断欠勤
・機密情報の持ち出し
・ハラスメント
・始業または終業時刻の虚偽申告
・副業 ※社内規定で副業を禁止している場合
・職務放棄
・横領や着服 など
これらの行為は、企業活動に支障をきたす恐れがあるものです。従業員が行っていた場合は、適切に対処する必要があります。
2 就業規則違反があった時の対応は？
従業員による就業規則違反があった場合、企業が取るべき対処法は戒告またはけん責、減給、出勤停止、降格、解雇の5パターンに大別できます。
各対処方法と、どのような規則違反がどの対処法に該当する可能性があるかを、以下でご紹介します。
2-1 戒告・けん責
口頭や書面で注意を行う「戒告」が、最も軽い処罰の方法です。遅刻や欠勤が多いなど、軽い就業規則違反の際に取られる対処法になります。
何回も同じ規則違反を行っている、会社の備品を破損したなど、反省が見られなかったり、問題の規模が大きかったりする時は、従業員に始末書を書かせることもあります。
2-2 減給
規則違反を犯した従業員に対して、給与の一部を差し引く「減給」を行うことも可能です。
ただし、減給は処分としては比較的重いものになります。
減給を行うには、何回注意しても遅刻を繰り返し業務に悪影響が出ている、業務時間内に仕事を怠ける態度が常態化しているなど、注意や始末書の提出では不十分だと認められる理由が必要です。
また、減給できる金額の上限は労働基準法によって定められています。「1回の減給で1日分の給料を差し引く」といったことは原則としてできません。
2-3 出勤停止
一定期間働くことを禁止することも可能です。通常、出勤停止になった期間中の給与は支払われません。
暴力をふるった、職務を放棄している、過失による企業情報の破損で損害が生じたなど、会社に大きな損害を与えた場合に科されるのが一般的です。
出勤停止の期間は法律では定められていないため、就業規則で企業側が定めておく必要があります。
2-4 降格
役職・職位を下げる処分が降格です。昇進の取りやめや給与等級の引き下げも降格になります。
管理職に就く従業員が規則違反を繰り返している、禁止されている副業を長期にわたって行っていた、機密情報を漏らしたなどの行為が、降格処分に相当する可能性がある規則違反です。
降格処分に伴う減給の上限は、企業側が決めておく必要があります。
2-5 解雇
雇用契約を打ち切る解雇は、就業規則違反において最も重たい罰則です。解雇は大きく諭旨解雇と懲戒解雇の2パターンに分けられます。
諭旨解雇は、規則違反を犯した従業員に自主退職を促すものです。横領などの悪質な違反をしたものの深く反省を見せている、懲戒解雇とするのは不当と判断した場合に行われます。
従業員側が諭旨解雇に応じない場合や、悪意を持って機密情報を漏らしたなど、より深刻な規則違反が行われた際は、懲戒解雇を検討することになります。
就業規則で規定していれば、懲戒解雇と判断された従業員に退職金などを支払う必要はありません。
ただし、就業規則に懲戒解雇を定めていなかったり、事実が確認できなかったりする場合は、懲戒解雇は行えない点に注意が必要です。
3 就業規則違反はデジタルフォレンジックで調査できる？
就業規則違反で何らかの処分をくだすには、証拠が必要不可欠です。
ここからは、就業規則違反に関連する具体的な事例と、デジタルフォレンジックによって解決できる点をご紹介します。
3-1 データが削除・初期化された
個人情報や機密情報といったデータの持ち出しを隠ぺいするために、規則違反を犯した従業員はデータを削除してしまうケースが多いです。
ただし、削除されたファイルは画面上では見えなくなっただけで、データの痕跡が機器に残っているケースがあります。専門的なツールを用いることで、内容は復元可能です。
別のデータが複数回にわたって上書きされているなど、通常のデータ復元が困難なケースでも、デジタルフォレンジックなら不審な操作や痕跡を元に不正行為を追跡できます。
3-2 ファイルが変更されているか確認したい
デジタルデータには、作成日時や更新日時、最終アクセス日などのタイムスタンプが付与されています。
ファイルそのものが削除されていたとしても、タイムスタンプの一部や変更履歴がシステムログに残っている可能性はあります。
タイムスタンプを解析して、そのファイルがいつ操作されたのか、不自然なタイミングで変更されていないかといった点も確認することが可能です。
3-3 業務中のウェブサイト閲覧履歴などを確認したい
従業員が、業務時間中に業務とは全く関係ないウェブサイトを閲覧したり、デジタルゲームをプレーしたり、副業を行ったりしていることも考えられます。
ウェブサイトの閲覧やファイルの作成・操作といった履歴も、デジタルフォレンジックでは調査可能です。
具体的には、次のようなデータは調査できる可能性があります。
・ファイルのダウンロード履歴、ウェブサイトの閲覧・検索履歴、ソフトウェアの起動履歴、ファイルの更新履歴 など
ただし、ブラウザなどのソフトウェアごとに記録される期間や件数は異なり、古いものから削除されていくため、事前に確認しておくことをおすすめします。
4 就業規則違反は客観的な証拠に基づいた適正な対応を
従業員による就業規則違反が発覚した際に、証拠が不十分な状態で減給・解雇といった処分をくだすと、後になって「不当処分だった」などと訴えられる法的リスクを抱える恐れがあります。
就業規則違反ではデータの削除や上書きといった隠ぺい工作が行われることもありますが、デジタルフォレンジック調査ではそれらのデータを客観的な証拠として抽出することが可能です。
トラブルの早期解決のために、就業規則違反が疑われる場合は、専門的な調査手法を検討してみてはいかがでしょうか。
