近年は、企業の「コンプライアンス」に関するニュースを見聞きすることが増えています。コンプライアンス違反が企業で発覚すると、信頼低下や倒産などの事態に陥ることもあるため注意しなければいけません。
ここでは、コンプライアンス違反が企業にもたらすリスクや対処法、万が一違反が疑われる時の対応方法についてご紹介します。
1 コンプライアンスリスクとは
コンプライアンス（Compliance）は「従うこと」を意味する英語です。日本では「法令遵守」という意味のビジネス用語として普及していますが、近年は法令に加えて企業規範や社会規範も含めるケースが増えています。
そのため、コンプライアンス違反の範囲も、粉飾決算や不正融資、労働基準法違反などの法令違反に加えて、企業姿勢や従業員の不適切な言動といった領域まで拡大しています。
それらの社会規範に反する行為によって発生し得る、さまざまな損失の可能性が「コンプライアンスリスク」です。金銭的な損失はもちろん、ブランドイメージやステークホルダー（企業の利害に関係する個人・団体）からの信用低下につながることも考えられます。
特に、近年はSNSの普及によってコンプライアンス違反が発覚しやすく、発覚した際の影響も大きくなっているため注意が必要です。
2 コンプライアンス違反が起きる原因は？
コンプライアンス違反が発生する主な原因としては、ヒューマンエラー、システム・社内ルールの不備、背任行為の3つが挙げられます。
それぞれの概要を把握して、コンプライアンスリスクの低減に役立てましょう。
2-1 ヒューマンエラー
従業員のミス（ヒューマンエラー）は、コンプライアンス違反が起こる主な原因のひとつです。メールの誤送信による情報漏えいや、契約書のチェック漏れによる他社との契約違反などが例として考えられます。
人が作業を行う以上、ミスを完全に防ぐことはできません。複数人で確認を行うダブルチェック体制を整えたり、システムで管理したりして、ミスを極力減らす運用が求められます。
2-2 システム・社内ルールの不備
導入しているシステムが原因で、コンプライアンス違反が発生することも考えられます。
システムの不具合によるサービス停止、脆弱性（セキュリティホール）をついたハッキングによる情報流出などが例です。
また、社内ルールの不備が原因で、パワハラやセクハラといった各種ハラスメント、長時間労働、違法行為などが発生することもあります。
2-3 背任行為
従業員が故意に背任行為を行い、不祥事を引き起こすことも、コンプライアンスリスクのひとつです。
従業員による資金の着服、機密情報のリークなどが背任行為に当たります。
背任行為の予防には社内ルールの整備が求められますが、確実に防ぐことは困難です。
3 コンプライアンスリスクへの対応策
コンプライアンスリスクを低減するには、日頃から社内のルールなどを整備しておくことが大切です。
コンプライアンスリスクへの対応策を4つご紹介します。
3-1 社内規定の作成・見直し
具体的な対策を練る前に、社内にどのようなコンプライアンスリスクがあるのか、コンプライアンス違反が起こることでどのような影響を受けるのか分析・把握しましょう。
分析した結果を基に、企業経営と法令遵守を両立できる規定を作成したり、必要に応じて改定したりすると、効率的にリスクに対処できます。
ただし、社内規定を作成しても、知られていなければ意味がありません。全従業員に周知徹底させることが、リスクを低減させるポイントです。
3-2 法改正や社会情勢の把握
法改正や新法制定、社会情勢の変化などに伴い、従来は問題なしと判断されていた社内規定の内容が、コンプライアンス違反になることもあり得ます。
社会情勢の変化に合わせて、都度改善と周知を行うことが大切です。
また、コンプライアンスリスクは、企業に所属する全従業員が理解しておく必要があります。研修を実施して、従業員のコンプライアンスリスクへの意識を高めることも重要です。
3-3 システムや外部専門家の活用
各従業員がコンプライアンス違反をしていないか、人だけで監視するのは現実的ではありません。システムを活用して、コンプライアンスリスクに備えるのも有効です。
例えば、データ通信やパソコンのストレージなどを暗号化しておけば、第三者にデータが盗み見られるリスクを低減できます。
システムの導入に加えて、外部の専門家に頼るのも良いでしょう。
例えば、弁護士にリーガルチェックを依頼したり、税務関連の内容を税理士に確認してもらったりすれば、リスクは低減します。
3-4 相談窓口の設置
システムなどを活用しても、担当者だけで全てのコンプライアンスリスクを把握するのは困難です。社内に相談窓口や通報窓口を設置して、従業員からも情報を取得できる仕組みを設けることをおすすめします。
風通しが良い社内風土を作ることは、コンプライアンス違反の早期発見に役立ちます。
4 コンプライアンス違反が疑われる時はデジタルフォレンジックに相談を
どれだけ対策を行ったとしても、コンプライアンスリスクを完全になくすことはできません。万が一、社内でコンプライアンス違反が疑われる時は、専門業者にデジタルフォレンジックの調査を依頼すると良いでしょう。
消されてしまったデータをデジタルフォレンジックで復元できれば、不正の痕跡を効率的に調べられます。フォレンジック調査の体制を整えているとアピールすることで、コンプライアンス違反の抑制につながる点もメリットです。
ロジテックのデジタルフォレンジックサービスでは、情報漏えいやデータの改ざんなど、さまざまな違反を調査できます。
データを書き換えることなく保全できるため、保全作業のみの相談もお気軽にお問い合わせください。
5 コンプライアンス違反が確認された場合は素早い対応を
コンプライアンス違反のリスクはどの企業も抱えているものです。誰もが当事者になる可能性を秘めているため、日頃から徹底した対策が求められます。
ただし、どれだけ対策を取っていても、違反のリスクをゼロにはできません。起きてしまった時は、迅速に対応することを心がけましょう。
調査が必要になった時は、すぐにデジタルフォレンジックの専門業者に依頼するのがおすすめです。
などの原因を究明します！
デジタルフォレンジックサービス
- こんな課題がある方はお気軽にご相談ください
-
- 従業員が顧客情報を持ち出して悪用していた
- サイバー攻撃の影響でPCのデータが改ざんされた
- 社内のメールやチャットツールでハラスメントが行われていた
